Structura organizării de evenimente trece printr-o schimbare majoră, întreaga industrie transformându-se sub ochii nostri. Acest lucru se datorează pe de-o parte tehnologiei care este în continuă evoluție și care parcă a adoptat un ritm și mai alert în ultima lună. Pe de altă parte, avem de-a face cu un virus, COVID-19, care are o rată de răspândire incredibil de rapidă și care continuă să afecteze întreg globul.
Interacțiunea față în față este cât se poate de limitată și devine din ce în ce mai râvnită, în timp ce companiile se văd nevoite să facă o trecere rapidă la digitalizare. Întrucât din ce în ce mai mulți angajați sunt încurajați să lucreze de acasă, volumele de muncă trebuie migrate în cloud pentru ca activitatea să poată funcționa la parametri normali. Soluția temporară pentru întâlnirile față în față și care se bucură de o popularitate crescută în ultima lună sunt serviciile de video conferință, care asigură atât o comunicare eficientă cât și bunăstarea angajaților.
Alte segmente ale industriei tehnologice, la mare căutare în această perioadă, sunt platformele de streaming, jocuri și conținut video. Bineînțeles, trebuie menționată și industria telecomunicațiilor, esențială pentru accesarea platformelor si aplicațiilor folosite. Adulții și copiii au nevoie de divertisment în egală măsură. Copiii trebuie să beneficieze în continuare de educație și să aibă ocupație cât timp părinții lor lucrează. Adulții au nevoie de activități alternative la plimările în parc, mersul la teatru sau la concerte etc., lucruri care nu mai sunt accesibile.
Revenind la evenimente, ADN-ul acestora se schimbă, organizatorii concentrându-se în prezent pe mutarea activității în mediul online, acolo unde se poate (de ex.: teambuilding-uri virtuale, webinarii, expoziții virtuale). Evenimentele fizice au fost anulate sau, în cel mai bun caz, amânate pe o perioadă nedeterminată. Chiar și așa, atunci când organizatorii își vor relua activitatea, focusul va fi pe siguranța clienților și reasigurarea lor în permanență că toate măsurile au fost luate pentru ca evenimentele să se desfășoare în cele mai bune și mai sigure condiții. De exemplu, pași precum instalarea stațiilor de dezinfectare a mâinilor în locuri esențiale ale spațiului de eveniment vor diminua îngrijorarea colectivă.
Iată câteva măsuri care credem că vor deveni din ce în ce mai practicate odată ce vom fi în afara oricărui pericol și evenimentele fizice își vor relua cursul firesc.
Pentru organizatorii de evenimente:
– Evitarea întâlnirilor care reunesc un număr mare de oameni: gândirea unei structuri de eveniment care să evite aglomerarea spațiului de eveniment (atât în zonele cât și intervalele orare de sosire și de plecare), traficul intens și transportul public suprapopulat și, unde este posibil, să existe opțiunea de participare virtuală (sau parțial virtuală).
– Încurajarea la respectarea măsurilor de autoprotecție: evidențierea importanței practicilor obligatorii și eficiente de igienă personală și a metodelor de protecție în rândul personalului și al participanților. Acest lucru ar putea fi comunicat pe ecranele din locație înainte de eveniment și în timpul pauzelor, signalistică în locație, informarea personalului și a participanților la sosire.
Pentru managerii de locații:
– Curătarea sporită a suprafețelor de contact din spațiul de evenimente
-Ștergerea mai riguroasă a butoanelor lifturilor, mânerelor și clanțelor ușilor, a balustradelor, întrerupătoarelor, prizelor și a altor suprafețe utilizate frecvent
– Dispunerea de covorașe dezinfectate, perdele dezinfectate și alte instrumente care să asigure dezinfectarea optimă a spațiului
– Instalare mai multor dispensere cu dezinfectant în spațiului de evenimente
– Facilitarea spălatului pe mâini și, dacă este necesar, instalarea unor stații temporare pentru personal și participanți
Concluzii / Tendințe
În timp ce companiile încep să regândească modul în care fac evenimente pentru angajații lor și, în unele cazuri, având bugete mai mici, tendințele ar putea să încline spre evenimente corporate de dimensiuni mai reduse sau către evenimente de tip hybrid sau mixt, cu participare parțial virtuală. Observăm apariția unei noi platforme care este din ce în ce mai prezentă și care oferă elemente și experiențe ce implică inteligență artificială, realitate virtuală, realitate augmentată, drone, tehnologie Blockchain.
În ceea ce ne privește, am dezvoltat o strategie de back-up care include un plan elaborat cu privire la evenimentele organizate în primele 3-4 luni de la ridicarea restricțiilor. Ne gândim la intervalul iunie-septembrie și vizăm evenimentele indoor vs. outdoor, evenimentele de dimensiuni mici vs. evenimentelemari și activările pentru clienți.
Recomandarea noastră pentru următoarele 3 luni este ca evenimentele să fie organizate pe departamente, cu cel mult 150 de participanți, dacă se impune organizarea unui eveniment indoor.
Vom profita de sezonul cald pentru a încuraja clienții să opteze pentru evenimente în aer liber care să permită o distanțare socială minimă.
Vom evita încurajarea activărilor care au potențialul de a ține oamenii înghesuiți într-un singur loc, cum sunt cabinele foto; vom evita concertele sau orice formă de entertainement care concentrează întreaga audiență a unui eveniment în același perimetru.
Deși lumea pe care o știm s-a oprit pentru moment, gândim in continuare structuri de evenimente inedite și activități antrenante si creative, pentru a reveni mai puternici, mai creativi, mai rapizi, mai buni.
